گزارش مدیر جلسه، در حضور نمایندگان بلوک های مجتمع دریای نور

دیشب ساعت 8 شب، جلسه نمایندگان بلوک در بلوک 7 شرقی از ساعت 8 و 30 دقیقه با حضور کلیه نمایندگان بجز نماینده بلوک 9 شرقی برگزار شد.

در این جلسه، دکتر میرشاهی به عنوان مدیر جلسه، نتیجه جلسه مشاوره هیئت مدیره با جناب حاج آقا رزاقی، امام جماعت مسجد امام جعفر صادق (ع) را به شرح ذیل به اطلاع نمایندگان بلوک ها رساند:

بسم الله الرحمن الرحیم

1. دوره اول: دوره احقاق حقوق بود. دوره ای که معترضان با هم متحد شدند تا بتوانند ساختمان ها را به صورت کامل از پیمانکار تحویل بگیرند. 

2. دوره دوم: دوره تثبیت بود. دوره ای که هیئت مدیره سعی کرد که اعتماد از دست رفته مردم را دوباره به دست بیاورد. در این دوره سعی شد که نقایص مجتمع به صورت عمومی رفع شود. 

3. دوره سوم: که اکنون در آن هستیم، دوره سازماندهی اصولی است. می خواهیم به صورت قانونی و با در نظر گرفتن مسائل حقوقی، مدیران بلوک و هیئت مدیره جدید را شکل بدهیم.

جلسه با حاج آقای رزاقی،

 امام جماعت مسجد امام جعفر صادق (ع) داشتیم و ثمره این جلسه این شده است. در این جلسه قرار است:

1. بنده گزارشی از جلسه با حاج آقای رزاقی را خدمتتان ارائه می دهم.

2. چارچوبی برای آغاز دوره جدید را اعلام می کنم.

3. مشکلاتی که هر کدام از شما بزرگواران در بلوکتان می بینید را اعلام می کنید. 

4. سعی می کنیم که با خرد جمعی به این مسائل پاسخ بدهیم.

5. فرم ها در اختیار شما قرار می گیرد.

6. توضیح فرم ها داده می شود و زمان جلسه بعد مشخص می شود.

فرض های اولیه این جلسه:

1. این جلسه، جلسه مدیران بلوک نیست، فرض ما این است که شما نماینده بلوکتان هستید اما می خواهید بروید و هیئت مدیره بلوکتان را تشکیل بدهید. 

2. در این جلسه هیئت امنایی وجود ندارد و بنده هم فقط مجری جلسه هستم.

3. هیچ گذشته و سابقه ای از همدیگر نداریم و در این جلسه فقط قرار است هر کسی مشکلات بلوکش را مطرح کند.

4. شاید به مشکل شما در این جلسه پاسخ داده نشد، اما مشکلات صورتجلسه می شود و در جلسات آینده به آن رسیدگی می شود.

5. صورتجلسه در گروه شورای مشورتی ایتا قرار می گیرد و شما تایید آن را با ذکر نام بلوکتان قرار می دهید تا در سایت بارگزاری شود.

قوانین جلسه:

1. همه عزیزان و بزرگواران بایستی در بحث مشارکت کنند.

2. هر کسی سه دقیقه فرصت برای صحبت کردن دارد و بعد از آن بنده صحبت او را متوقف خواهم کرد بنابراین سعی کنید خلاصه مباحثتان را بیان کنید تا جلسه به نیمه شب کشیده نشود. 

3. بعد از اتمام مباحث چنانچه کسی حرف بیشتری داشت اجازه می گیرد و صحبت می کند.

4. بعد از طرح موضوع از طرف هر نماینده چنانچه کسی مایل به پاسخگویی بود، دستش را بالا می برد و پاسخ کوتاه خودش را ارائه می دهد. 

5. همه موارد صورتجلسه می شوند. 

6. کسی حق پریدن در صحبت کسی را ندارد.

7. اگر کسی قوانین جلسه را رعایت نکرد، مدیر جلسه می تواند او را از جلسه اخراج کند و تصمیم گیری جمع ملاک خواهد بود.

از جلسه قبل تا این جلسه چه کردیم؟

1. سایت راه اندازی شد و تمام اطلاع رسانی ها از طریق سایت و گروه انجام شد.

2. در مورد بسیاری از مسائل که همه شما بزرگواران شاهد هستید، با نظرسنجی و مناقصه اقدامات صورت پذیرفت.

3. آسفالت ورودی ترمیم شد. جنابان ذوالفقاری، میمه و کعبی

4. باغچه مرکزی درختکاری شد. جنابان ذوالفقاری، میمه و کعبی

5. آبیاری مکانیزه و تهیه تانکر در باغچه مرکزی به انجام رسید. جنابان ذوالفقاری، میمه و کعبی

6. نورافکن به سمت باغچه مرکزی نصب شد. جنابان ذوالفقاری، میمه و کعبی

7. رای زنی های مختلفی هم انجام شده که گزارش آن در سایت آمده است.

در ادامه برنامه چیست؟

1. به صورت اصولی مدیران بلوک را سازماندهی کنیم. (جلسه اول)

2. رای گیری برای انتخاب هیئت مدیره جدید (جلسه بعد)

3. تدوین اساسنامه جدید (با بهره گیری از یک حقوقدان)

4. پیگیری معوقات ساختمان ها به صورت حقوقی

5. برنامه ریزی برای آینده مجتمع و اجرای اساسنامه

گام اول

در این جلسه گام اول را با یاد و نام خدای بزرگ بر می داریم.

در هر بلوک بر اساس قانون باید یک هیئت مدیره وجود داشته باشد. این هیئت مدیره شامل:

1. مدیر بلوک 

2. صندوق دار

3. بازرس

برای انتخاب باید جلسه مجمع عمومی برگزار کرد. 

در جلسه مجمع عمومی:

1. ابتدا مسئولیت ها توضیح داده می شوند. (همانطور که بنده توضیح می دهم)

2. سپس از اعضا درخواست می شود که برای مسئولیت ها کاندید شوند.

3. در نهایت صورتجلسه، با امضا و اثر انگشت اعضا در دو نسخه گرفته می شود.

4. یک نسخه در اختیار هیئت مدیره و یک نسخه در اختیار خود مدیر ساختمان قرار می گیرد.

5. نهایتا نسخ برای اطلاع عمومی در سایت مجتمع قرار داده می شود.

مسئولیت های افراد:

• اداره امور داخلی بلوک

• حفظ و نگهداری اموال و تأسیسات مشترک

• تنظیم بودجه داخلی و دریافت شارژها از ساکنین

• نظارت بر حسن انجام وظایف خدمتکاران و پیمانکاران

• دعوت و برگزاری مجمع عمومی و جلسات هیئت مدیره

• پیگیری امور حقوقی و اداری مربوط به بلوک

• و سایر وظایف مصوب در اساسنامه

این اقدامات به صورت مشترک انجام می شود و مالکان در نهایت در جریان اقدامات انجام گرفته قرار می گیرند.

حقوق مدیر ساختمان و مدیر هیئت مدیره:

1. مدیر ساختمان حقوق می گیرد و مبلغ آن در مجمع عمومی مصوب می شود و به اطلاع هیئت مدیره می رسد. 

2. مدیر هیئت مدیره هم حقوق می گیرد. مابقی اعضای مدیره به صورت افتخاری خدمت می کنند. ممکن است در برخی موارد که خدماتی ارائه دهند، به صورت ساعتی حقوق بگیرند و کیفیت آن را نیز خود هیئت مدیره تعیین و به اطلاع عموم می رساند. 

چرا باید دوباره انتخابات برگزار کنیم و چرا باید این مستندات گرفته شود؟

نکته اول اینکه ما هیچگاه در ساختمان و مجتمع دنبال تنش نیستیم، اما گاهی اتفاقاتی می افتد که ممکن است جنبه حقوقی پیدا کند. بنابراین باید ببینیم که این مستندات به چه درد ما می خورد؟

1. اگر کوچکترین اتفاقی در ساختمان بیافتد و کسی از شما شکایت کند، شما به جهت اینکه به صورت قانونی مدیر بلوک نشده اید، متخلف شناخته شده و مجازات می شوید.

مثلا: اگر یک سنگ از بالای ساختمان بیافتد، و سر کسی بشکند، شما باید دیه او را به دلیل عدم رعایت نکات ایمنی بپردازید. حال اگر مدیر ساختمان قانونی نباشید این موارد از نظر حقوقی تشدید می شود.

2. اگر خدا ناکرده، پای شما به  هر دلیلی به کلانتری باز شود، در همان ابتدا از شما می پرسند که مدارک مدیریت بلوکتان را ارائه دهید، اگر مدرک نداشته باشید، شما خودتان از نظر حقوقی محکوم هستید.

3. اگر کسی مشارکت نکند، یا حرفتان را نخواند، شما قانونا می توانید از او شکایت کنید، اما اگر مدارک لازم را نداشته باشید، باید دوبرابر مبلغ را به عنوان جریمه، به همراه هزینه های دادرسی بپردازید.

دعوت به بیان مشکلات

1. اگر موافق باشید از یک طرف شروع کنیم، برای پاسخ ها لطفا دست بلند کنید و سه دقیقه موضوع تان را جمع کنید.

2. درصورتی که شخص دیگری نیز همین مشکل را دارد، فقط دو دستش را بلند کند.

3. موارد ثبت خواهد شد و در مورد آن متعاقبا نتیجه گیری خواهیم کرد.

4. اگر موردی مطرح شود که جایش در این جلسه نباشد، ثبت می شود اما هیچ کسی حق پاسخگویی به آن را نخواهد داشت تا در جلسات بعدی به آن رسیدگی شود.

ارائه فرم

متعاقبا فرم هایی تکثیر و در اختیار شما بزرگواران قرار خواهد گرفت و برای انجام آن به شرحی ذیل عمل خواهد شد.

1. ابتدا یک فراخوان در گروه  بلوکتان می دهید تا افرادی که می خواهند به عنوان مدیر بلوک، خزانه دار و بازرس انتخاب شوند، خودشان اعلام کنند.

2. سپس افراد را دعوت می کنید و شرح مسئولیتشان را به اطلاعشان می رسانید. 

3. سپس مجمع عمومی را تشکیل می دهید و از افراد دعوت می کنید تا در مجمع عمومی شرکت کنند و رای دهند.

4. باید حداقل 11 رای جمع کنید.

5. در اینجا دو قسمت می شود: 1. ممکن است افرادی نخواهند رای بدهند 2. ممکن است افرادی نتوانند حضور داشته باشند. 

6. اگر افراد نخواهند رای بدهند، کار شما سخت می شود، چون باید سه جلسه برای رای گیری تشکیل دهید، در هر جلسه صورتجلسه را تنظیم کنید. اگر در جلسه اول و دوم تعداد کافی حضور پیدا نکردند، در جلسه سوم، با هر میزان تعداد حضور، هیئت مدیره شما رسمی و قانونی می شوند.

7. اگر افراد فرصت نمی کنند در جلسه شرکت کنند، لیست اسامی کاندیدها را به اطلاعشان می رسانید و از آنها می خواهید که یک برگه بردارند و آن را امضا کرده و اثر انگشت بزنند و از طریق ایتا برایتان ارسال کنند. اگر گفتند که ایتا ندارند، متنی را تنظیم کنید و به آنها بگویید که اسامی را در متن قرار داده و از شماره تماسشان برایتان پیامک کنند. عکس آن پیامک را می گیرید و ضمیمه اسنادتان می کنید. به این شکل هم هیئت مدیره شما رسمی و قانونی می شود.

نحوه کار مدیر بلوک، خزانه دار و بازرس:

1. انجام یک برنامه در مجمع عمومی داخلی مصوب می شود. (یعنی همه در ایتا رای می دهند که این کار انجام شود.)

2. مدیر بلوک برای انجام کار سه پیش فاکتور می گیرد و آن را در گروه قرار می دهد.

3. بازرس پیش فاکتورها را رسیدگی می کند و بهترین گزینه از نظر کیفیت و قیمت را به عنوان فاکتور تایید شده اعلام می کند.

4. مبالغ به حساب خزانه دار واریز می شود.

5. خزانه دار مبلغ را به حساب مدیر بلوک واریز می کند تا خرید انجام شود.

6. بعد از انجام خرید، بازرس مجددا اسناد خرید را چک می کند و به ساختمان گزارش می دهد.

7. برای هزینه های جاری، پس از ارائه فاکتور توسط مدیر بلوک، خزانه دار مبلغ را به حساب پیمانکار یا مجری واریز کرده و اسناد آن را در گروه منتشر می کند. 

جمع بندی جلسه:

1. مدیران بلوک در جلسه بعد فرم های دریافتی را تکمیل و ارائه دهند.

2. در هر جای کار که مشکلی داشتید، لطفا به یکی از اعضای هیئت مدیره موقت اعلام کنید.

3. در جلسه بعد اعضای بلوک می توانند یک الی دو نفر را به عنوان کاندید هر بلوک برای هیئت مدیره معرفی کنند.

4. در جلسه تنها یک نماینده از بلوک حق رای دارد.

5. افرادی که کاندید می شوند باید تعهدنامه ای را پر کنند. این تعهدنامه برای خواهران، تایید همسر برای حضور در جلسات در زمان های خارج از وقت اداری و همچنین در خارج از شهرک برای پیگیری امور باشد.

6. اعضای مستعفی و اخراج شده از هیئت مدیره تنها می توانند در جایگاه بازرس کاندید شوند. 

7. برای دور جدید هیئت مدیره، هیئت مدیره متشکل از گروهی شامل: 1. مدیر، 2. قائم مقام مدیر، 3. حسابدار و خزانه دار، 4. بازرس، 5. کارپرداز و مجری، خواهد بود و در جلسه آینده در مورد شرح وظایف و انتخاب این اعضا بیشتر سخن خواهیم گفت.