ابلاغیه مسئولیت ها و شرح وظایف هیئت مدیره

پس از اجرای انتخابات، به منظور ایجاد نظم در امور جاری مجتمع، مسئولیت های اعضای منتخب هیئت مدیره به شرح ذیل آماده شده و به اطلاع مالکان مجتمع رسانده می شود.

بدیهی است که تمام تصمیم گیری ها در مورد همه امور با نظر مشورتی تمام اعضا صورت خواهد گرفت اما مسئول پاسخگو در هر موضوع، بر اساس این شرح وظایف مشخص خواهد شد.

مسئولیت های هیئت مدیره

بر اساس رای گیری انجام گرفته، مسئولیت های هیئت مدیره به شرح ذیل میان اعضا تفویض شد:

1. رئیس: محمد ذوالفقاری

2. نائب رئیس: عادل میرشاهی

3. مدیر امور فنی و استانداردها: جواد میمه

4. مدیر امور اجرایی مجتمع: کریم کعب

5. مدیر امور جاری مجتمع: سلمان برزگر

از آنجا که مسئولیت های مختلفی در مجتمع وجود دارد، اعضای هیئت مدیره برای مسئولیت های ذیل تعیین می شوند:

1. رئیس:

a. امور حقوقی و امنیتی:

i. پیگیری امور حقوقی مربوط به مجتمع مانند دعاوی حقوقی و ثبتی

ii. عقد قرارداد با شرکت‌های خدمات امنیتی و نظارتی

iii. پیگیری مکاتبات اداری و انجام امور مربوط به پاسخگویی به استعلامات

b. برگزاری مناقصات:

i. تهیه اسناد و مدارک لازم برای برگزاری مناقصات مربوط به پروژه‌های مختلف مجتمع

ii. نظارت بر مراحل برگزاری مناقصه و انتخاب پیمانکاران واجد شرایط

iii. عقد قرارداد با پیمانکاران منتخب و نظارت بر حسن اجرای تعهدات آنها

c. مسئولیت پیگیری امور اداری:

i. پیگیری امور مربوط به اخذ مجوزها و پروانه‌های لازم برای مجتمع

ii. ارتباط با ادارات و سازمان‌های ذیربط مانند شهرداری، اداره برق، اداره آب و فاضلاب و ...

iii. تعامل با بازرس و ارائه مستندات مالی و اداری جهت بررسی

d. رویدادها و امور فرهنگی

i. برگزاری جشن ها و مراسم

ii. برگزاری مسابقات و اهدای جوایز

iii. مدیریت همیاران هیئت مدیره در امور مختلف

2. نائب رئیس:

a. نظارت بر امور مدیران بلوک:

i. برگزاری جلسات منظم با مدیران بلوک برای بررسی مسائل و مشکلات هر بلوک

ii. ارائه راهنمایی و مشاوره لازم به مدیران بلوک در انجام وظایفشان

iii. رسیدگی به شکایات و اعتراضات ساکنین مربوط به عملکرد مدیران بلوک

b. تدوین خط مشی و برنامه و بودجه:

i. تهیه پیش‌نویس بودجه سالانه مجتمع با همکاری سایر اعضای هیئت مدیره

ii. ارائه گزارش عملکرد مالی به صورت دوره‌ای به ساکنین

iii. نظارت بر حسن اجرای بودجه و انضباط مالی

iv. تهیه و تدوین آیین‌نامه‌های مربوط به نظم و امنیت مجتمع

c. بررسی مستندات مالی:

i. کنترل و تطبیق صورتحساب‌ها و اسناد هزینه‌ها با فاکتورها و اسناد مثبته

ii. تهیه گزارش‌های مالی دوره‌ای برای ارائه به هیئت مدیره و ساکنین

iii. انجام اقدامات لازم جهت وصول مطالبات معوقه

d. ترویج فرهنگ آپارتمان نشینی:

i. برگزاری دوره های آموزشی کوتاه مدت

ii. نصب بنر و پوستر

iii. اطلاع رسانی از طریق سایت و رسانه ها

e. امور سایت و رسانه اجتماعی

i. انتشار مطالب در سایت و رسانه ها

ii. اطلاع رسانی های دست جمعی

iii. تبلیغات در سایت و فضاهای مجازی

3. مدیر امور فنی و استانداردها:

a. احصای نیازهای بلوک‌ها:

i. بازدید دوره‌ای از بلوک‌های مختلف مجتمع و شناسایی نیازهای فنی و استاندارد هر بلوک

ii. تهیه لیست تجهیزات و ملزومات مورد نیاز بلوک‌ها

iii. ارائه گزارش‌های دوره‌ای از وضعیت فنی و استاندارد بلوک‌ها به هیئت مدیره

b. بیمه نامه‌ها:

i. پیگیری امور مربوط به بیمه‌های مختلف مجتمع مانند بیمه آتش‌سوزی، بیمه مسئولیت و ...

ii. بررسی و مقایسه پیشنهادات شرکت‌های بیمه مختلف و انتخاب بیمه‌گر مناسب

iii. پیگیری پرداخت خسارات و انجام امور مربوط به فرانشیز

c. مدیریت و نگهداری تاسیسات:

i. تهیه برنامه‌های دوره‌ای برای تعمیر و نگهداری تاسیسات مختلف مجتمع مانند موتورخانه، آسانسور، سیستم‌های گرمایشی و سرمایشی، سیستم‌های برق و ...

ii. نظارت بر عملکرد پیمانکاران و شرکت‌های خدماتی در زمینه تعمیر و نگهداری تاسیسات

iii. انجام اقدامات لازم برای رفع خرابی‌ها و مشکلات تاسیسات به صورت اورژانسی

iv. تهیه گزارش‌های دوره‌ای از وضعیت تاسیسات و ارائه آن به هیئت مدیره

d. تدوین و اجرای دستورالعمل‌های فنی و استاندارد:

i. تهیه دستورالعمل‌های فنی و استاندارد برای انجام امور مختلف در مجتمع مانند نظافت، نگهداری از فضای سبز، استفاده از آسانسور و ...

ii. ابلاغ دستورالعمل‌های فنی و استاندارد به ساکنین و کارکنان مجتمع

iii. نظارت بر حسن اجرای دستورالعمل‌های فنی و استاندارد

iv. بازنگری و به‌روزرسانی دستورالعمل‌های فنی و استاندارد به صورت دوره‌ای

e. آموزش ساکنین در زمینه مسائل فنی:

i. برگزاری دوره‌های آموزشی برای ساکنین در زمینه‌های مختلف فنی مانند استفاده صحیح از آسانسور، صرفه‌جویی در مصرف انرژی، اصول ایمنی در ساختمان و ...

ii. توزیع بروشورها و جزوه‌های آموزشی

در زمینه مسائل فنی

iii. پاسخگویی به سوالات ساکنین در زمینه مسائل فنی

4. مدیر امور اجرایی:

a. نظارت بر حسن اجرای پروژه‌ها:

i. نظارت بر عملکرد پیمانکاران در اجرای پروژه‌های مختلف مجتمع

ii. کنترل کیفیت مصالح و تجهیزات مورد استفاده در پروژه‌ها

iii. تهیه گزارش‌های دوره‌ای از پیشرفت پروژه‌ها برای ارائه به نائب رئیس هیئت مدیره

b. مدیریت پیمانکاران:

i. ابلاغ دستورالعمل‌ها و ضوابط مربوط به اجرای پروژه‌ها به پیمانکاران

ii. رسیدگی به مشکلات و اختلافات احتمالی بین کارفرما و پیمانکار

iii. تهیه صورت‌وضعیت کار انجام شده و پیگیری پرداخت مطالبات پیمانکاران

c. برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه‌ها:

i. تهیه برنامه زمان‌بندی و بودجه برای پروژه‌های مختلف مجتمع

ii. تعیین منابع و امکانات مورد نیاز برای اجرای پروژه‌ها

iii. هماهنگی بین بخش‌های مختلف involved in the project

iv. نظارت بر حسن اجرای برنامه‌های زمان‌بندی و بودجه پروژه‌ها

d. مدیریت منابع انسانی:

i. استخدام و به‌کارگیری نیروی انسانی مورد نیاز برای اجرای پروژه‌ها

ii. آموزش و توانمندسازی نیروی انسانی

iii. نظارت بر عملکرد نیروی انسانی

iv. ارزیابی و پاداش‌دهی به نیروی انسانی

e. تهیه گزارش‌ها و آمار:

i. تهیه گزارش‌های دوره‌ای از پیشرفت پروژه‌ها برای ارائه به نائب رئیس هیئت مدیره و سایر ذینفعان

ii. تهیه گزارش‌های آماری از هزینه‌های پروژه‌ها

iii. تهیه گزارش‌های مربوط به عملکرد پیمانکاران و نیروی انسانی

f. مدیریت ریسک:

i. شناسایی و ارزیابی ریسک‌های مرتبط با پروژه‌ها

ii. تهیه برنامه‌های پیشگیری و مقابله با ریسک‌ها

iii. رصد و پایش ریسک‌ها در طول اجرای پروژه‌ها

5. مدیر امور جاری مجتمع:

a. نظارت روزانه بر نگهبانی:

i. کنترل عملکرد نگهبانان و حراست از مجتمع

ii. بررسی گزارش‌های روزانه نگهبانان و اقدام لازم در خصوص موارد خاص

iii. آموزش و توجیه نگهبانان در خصوص وظایف و مقررات مربوط به مجتمع

b. آبیاری و فضای سبز:

i. نظارت بر سیستم آبیاری فضای سبز مجتمع و مصرف بهینه آب

ii. تهیه برنامه زمان‌بندی آبیاری و کنترل مصرف آب در فصول مختلف

iii. رسیدگی به مشکلات مربوط به سیستم‌های آبیاری و مخازن آب مجتمع

c. امور مربوط به شکایات:

i. هماهنگی با کلانتری جهت حضور در مجتمع در مواقع ضروری

ii. پیگیری پرونده‌های مربوط به جرایم و تخلفات در مراجع قضایی

iii. همکاری با نیروی انتظامی در جهت حفظ نظم و امنیت مجتمع

در مصوبه هیئت مدیره درج شده است که برای اجرای هر امر در هیئت مدیره، تایید همه اعضا، ضروری خواهد بود و بدون تایید اعضاء هیچ موردی اجرا نخواهد شد.